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建立特区档案见证湖里发展

来源:厦门日报发布于:2018-06-09 17:33

  

湖里区档案局(馆)不断推进档案信息化建设。

  

湖里区档案局(馆)馆藏档案。

  文/本报记者 何无痕 图/湖里区档案局(馆)供图

  “那么早了,我们哪里去找当时的家庭人口呢?”“对对对,就是这个,竟然在这里找到了!”“真的太感谢你们了,跑了这么多地方都值得了。”近日,诸如此类感叹时不时就能在湖里区档案局(馆)查档室听到。据悉,因轨道交通建设用地需要和旧村改造需要,2018年开年以来,特别是3月以来,来查档的人数急剧增加。截至目前,仅关于这两项的查档,湖里区档案局(馆)就接待了116人次,提供利用档案206卷次,打印或复印档案资料563页。

  耐心服务

  安排骨干人员负责档案查阅

  为配合轨道交通建设用地需要和旧村改造需要,湖里区档案局(馆)高度重视,专门安排熟悉馆藏档案的骨干人员负责档案查阅,着力提高查档效率,为各相关单位和居民提供一个良好的查档环境。这两部分的查询内容主要在传统文书和建地用房专门档案里,工作人员耐心细致、不厌其烦地为市民提供优质服务,有时为了查找一个证明材料,甚至需要一个上午。工作人员采取搜索多个关键字和手工翻阅多卷早期建房用地登记底册等方法,坚持查找一切有可能的线索,最后为即将旧村改造的居民找到了早期建房用地的相关证明材料,为他们办理拆迁补偿提供了依据。

  尽管档案数量庞大,但湖里区档案局(馆)坚持以服务群众为出发点,热情周到地接待每一位查阅利用者,设身处地为利用者着想,倾听他们遇到的困难,为查阅利用者提供优质高效服务。

  信息化建设

  馆藏档案数字化率100%

  近年来,湖里区档案局(馆)积极适应档案事业发展的新时代要求,在档案信息化工作上下苦功夫、真功夫,通过全体干部职工的不懈努力,湖里区的档案事业在该领域取得重大突破:三年来分两批先后投入近300万元进行馆藏档案数字化工作,馆藏档案数字化率达到100%;从2017年1月起在全市率先开展增量档案数字化工作,彻底解决增量档案数字化问题,使馆藏档案常年保持较高的数字化率。档案数字化率的提高,使重要档案原件得到有效保护,极大地提升了档案利用率,方便了群众和机关干部查用档案。

  为推进数字档案资源有效利用,今年年初,“湖里区数字档案馆(室)综合管理系统”正式上线,并对全区档案专兼职人员进行了系统操作的培训。该系统的投入使用实现了辖区内馆、室之间的互联互通、在线接收和在线利用,实现了政务内网非涉密档案的共享利用,实现了辖区内远程共享和档案服务“零距离”,同时还高效地整合了全区各单位数字档案资源,降低档案管理服务成本、提升了档案利用效率,推动档案利用服务工作提质增效,为实现数字档案馆打下了坚实的基础。

  【征集】

  捐赠档案资料

  维护湖里记忆

  湖里区档案局(馆)公开向全社会发出征集档案的倡议,希望每一位厦门人争做湖里档案的记录者、湖里记忆的保护者、湖里历史的传承者。

  湖里区档案局(馆)将采取捐赠、寄存等方式向广大市民征集湖里区的各个发展阶段,特别是反映湖里改革开放重要工程项目,重大政治、经济、文化活动的文件、记录、照片、录音、录像等。凡向湖里区档案局(馆)捐赠、寄存档案资料的单位和个人,将依据有关法律法规维护其合法权益,参照相关规定给予一定的奖励。

  ●联系地址:湖里区枋湖南路161号,湖里区行政中心1楼,湖里区档案局(馆)

  ●联系电话:5722696、5722014

  ●联 系 人:胡智谋、林燕燕

  ●电子邮箱:daj@huli.gov.cn

  【名片】

  湖里区档案局(馆)

  2008年在全省率先获评“国家二级档案馆”。馆藏档案年度从1907年(光绪三十三年)到2017年,馆藏全宗72个,档案达15万卷(件),主要包括文书档案、婚姻档案、社保档案、建房用地档案、土地承包档案、社教档案、普查档案、案件档案、审计档案、审核档案、会计档案、照片档案、实物档案等各类涉及民生的专门档案;馆藏资料包含湖里区志、湖里文史资料、湖里年鉴等地方文献资料近4000册;监督指导机关各部门规范整档,室藏各种专业档案超过15万卷,并实现资源共享。

  【延伸】

  记者从湖里区档案局(馆)了解到,馆藏的民生档案主要有复退军人档案、婚姻档案、社保档案、建房用地档案、土地承包档案、社教档案和会计档案,共5万多卷(件)。

  帮助一对老夫妻

  找到50年前结婚证明

  档案里,记录着的是历史,是故事,它不仅见证着岁月,关键时刻也是为居民群众解决燃眉之急的重要材料。2018年2月1日上午,一脸焦灼、手拿一袋证明材料的肖女士急匆匆来到湖里区档案局(馆)。她说,这是她跑的第八个地方了。

  原来,肖女士因为爷爷奶奶要公证,需要婚姻关系证明,但由于其爷爷奶奶的结婚登记日期过早,大概在20世纪60年代,且多次搬过家庭地址,遗失了婚姻关系证明,肖女士跑了很多部门都未能查到。湖里区档案局(馆)接待的工作人员在了解具体情况后也很为难,因为馆藏婚姻档案最早日期为20世纪70年代,工作人员在多番查询后未果。看到肖女士失望的神情,工作人员抱着再试试看的想法,改变查找方向,从其他专门档案入手,果然在早期的社教档案里发现有肖女士的家庭成员表。于是工作人员细致耐心地逐一查询肖女士提供的家庭成员表,却仍然未查到。肖女士正准备打退堂鼓,工作人员忽然考虑到早期档案多是人工手写,在登记时可能存在同音字登记。工作人员尝试用同音字搜索,终于将用肖女士奶奶的同音字查询到家庭成员表里的成员与肖女士提供的家庭成员逐一对应上了。看着这张泛黄的社教档案,工作人员和肖女士都绽开了喜悦的笑颜。

  拿着盖完材料证明章的档案复制件,肖女士激动不已,紧锁的眉头终于松开了,连声道谢:“我真的没想到会找到,跑了这么多地方后实在没办法才来你们这里,真的太感谢你们了。”

  【数字】

  今年前五月

  接待查档500多人次

  自市民可以领取独生子生津贴、补交社保等一系列惠民政策的出台以来,广大市民和机关干部职工纷纷来查找相关民生档案,一时查档工作量大大增加。2016年至2017年,湖里区档案局(馆)共接待查档1300多人次,查阅各类档案2800多卷(件),打(复)印7000多页。今年1月至5月,湖里区档案局(馆)就接待查档500多人次,查阅各类档案800多卷(件),打(复)印8500多页,为社会公众确定工龄、下乡证明、养老保险、办理抚恤、落实政策、土地确权、案件处理等提供了详实可靠的依据。

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